Dans le cadre de l’exécution de l’activité EXPANDPF, l’ATBEF cherche à recruter pour une durée déterminée un (e) Assistant (e) Administratif (ve) 

I-    CONTEXTE DE L’ACTIVITÉ EXPANDPF ET RÔLE  

ExpandPF (Expand Family Planning and Reproductive Health, financé par l'USAID) est une acticité un Projet de cinq ans qui sera mise en œuvre dans plusieurs pays en Afrique de l’Ouest et Centrale francophone dans le but d'atteindre les cibles de FP2030, en se concentrant sur les jeunes et les femmes dans les zones urbaines et périurbaines mal desservies. L'activité est dirigée par l'IPPF et est structurée de manière à permettre aux partenaires locaux d'identifier des solutions aux obstacles et de maximiser les leviers de changement en mettant l'accent sur la collaboration avec les parties prenantes nationales et régionales et en maximisant l'impact régional. La stratégie soutient la mise en œuvre de pratiques à haut impact (PHI) de planification familiale et de soins auto-administrés dans les pays sélectionnés en vue d'influencer les pratiques et politiques nationales et régionales pour des résultats durables. Les associations membres de l'IPPF tireront parti des plateformes pour les opérations, la prestation de services et l'engagement des parties prenantes.

Superviseur : Comptable

Lieu :    Lomé Togo

Objectif du rôle :

Le/la Assistant (e) Administratif (ve) est responsable de la gestion administrative de l’activité ExpandPF. Il/elle travaillera en étroite collaboration avec l'équipe pour s'assurer que l'infrastructure appropriée est en place pour soutenir les opérations du projet.

Contexte de l’activité ExpandPF et rôle : ExpandPF (Expand Family Planning and Reproductive Health, financé par l'USAID) est une activité de cinq ans qui sera mise en œuvre dans plusieurs pays en Afrique de l’Ouest et Centrale francophone dans le but d'atteindre les cibles de FP2030, en se concentrant sur les jeunes et les femmes dans les zones urbaines et périurbaines mal desservies. L'activité est dirigée par l'IPPF et est structurée de manière à permettre aux partenaires locaux d'identifier des solutions aux obstacles et de maximiser les leviers de changement en mettant l'accent sur la collaboration avec les parties prenantes nationales et régionales et en maximisant l'impact régional. La stratégie soutient la mise en œuvre de pratiques à haut impact (PHI) de planification familiale et de soins auto-administrés dans des pays sélectionnés en vue d'influencer les pratiques et politiques nationales et régionales pour des résultats durables. Les associations membres de l'IPPF tireront parti des plateformes pour les opérations, la prestation de services et l'engagement des parties prenantes.

Résultats attendus / tâches essentielles du poste :

·        Assister la direction pays d’ExpandPF dans diverses tâches administratives telles que la gestion des dossiers, la correspondance et la coordination des réunions et atelier de formation.

·        Contribuer à maintenir un système administratif organisé et efficient.

·        Soutenir la gestion des opérations de bureau, y compris la coordination des flux de communication interne et externe.

·        Assurer le suivi rigoureux de diverses procédures administratives.

·        Collaborer avec les différents départements pour garantir un fonctionnement harmonieux de l'administration.

·        Prendre et organiser les rendez-vous ;

·        Gérer un système de documentation selon les directives ;

·        Assurer la préparation logistique des missions et ateliers : réservation des hébergements, gestion des titres de voyage, visas, organisation générale voyage, réservation salle, traiteur, interprétariat etc…..

·        Traduire les correspondances et les documents de l’anglais en français ou du français en anglais.

·        Établir les ordres de mission etc…. ;

Responsabilité en matière de rapports et de gestion :  Chauffeur

Expertise :

·     Expérience dans un poste similaire.

·     Bonne compréhension des programmes financés par des bailleurs.

·     Maîtrise des techniques d’assistanat

Compétences :

·     Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite en anglais et en français.

·     Excellentes capacités d'organisation.

·     Excellentes compétences en matière de gestion du temps et capacité à respecter des délais serrés.

·     Maîtrise de la bureautique : pack Office (Outlook, PowerPoint, Internet, Excel, Word). etc.  

Profil:

Licence en Administration des Entreprises, Gestion Administrative, Assistance de gestion PME-PMI ou équivalent.

Ethique :

·        Démontrer une compréhension et un engagement à l'égard de la sauvegarde dans un contexte local et international.

·        Démontre sa capacité et sa volonté de travailler dans un environnement diversifié, multiculturel, multilingue et intergénérationnel, antiraciste et respectueux des autres.

DOSSIER DE CANDIDATURE ET CLÔTURE :

Lettre de motivation + CV + Diplômes + Attestations de travail.

Tous les dossiers de candidatures seront reçus par courriel électronique en un seul document PDF à l’adresse recrutementatbef@siegeatbeftogo.org  avec mention du poste en objet du mail. Exemple “recrutement au poste de responsable pays” au plus tard le 20 Février 2024 à 17h00 GMT.

L'IPPF et ses Associations membres s'engagent à promouvoir à sauvegarder les enfants, les jeunes et les adultes vulnérables. On attend de tous les employés, bénévoles, sous-traitants et partenaires qu'ils partagent cet engagement. Toutes les personnes employées par l'IPPF et ses activités acceptent de signer et d'adhérer au code de conduite et à la politique de sauvegarde (des enfants et des adultes vulnérables) de l'IPPF.